Privatlivspolitik

Sådan gør vi med personfølsomme data på Grennessminde Birkerød

Vi overholder de regler og love der er på persondataområdet i Danmark, og har sørget for at skærpe vores arbejdsrutiner og digitale sikkerhed så vi er på linje med kravene i lovgivningen.

Det er især vigtigt at overholde sikkerhedskravene i forhold til den skriftlighed der er om den enkelte elev, både for det vi selv skriver og sender ud, men også for de dokumenter vi modtager fra eksterne samarbejdsparter.

Alle ovennævnte dokumenter ligger digitalt på vores server, som er hosted hos Procopa IT. Adgangen til dokumenterne på den enkelte elev, begrænses internt på skolen til de medarbejdere som det er relevant for.

Når vi sender dokumenterne ud til samarbejdsparter, foregår det på sikker mail. Når vi sender til forældre og andre uden sikker mail, foregår det via e-Boks.

På Grennessminde Birkerød opbevarer vi elevernes personoplysninger på vores servere, som ligeledes er hosted hos Procopa IT. Her opbevarer vi også status på nationale test og FSA, samt forældre og evt. andre pårørendes navne og adresser mm.

Når en elev udskrives fra Grennessminde Birkerød gemmer vi alle dokumenter og oplysninger vedrørende eleven digitalt i 5 år, hvorefter de slettes. Undtaget herfor er elevernes afgangsbeviser der ifølge Kulturministeriets lov om arkivalier skal gemmes livslangt samt lignende dokumenter som vi adspurgt bruger til at dokumentere elevens skolegang. De sidste 4 cifre i elevens CPR-nummer slettes i vores database allerede når eleven udskrives. De øvrige oplysninger forbliver i 5 år.

Fotos af eleverne på vores hjemmeside og sociale medier er som hovedregel ikke portrætter, og der fremgår ikke navn mm. Hvis vi vælger at bruge portrætter hvor eleven kan identificeres, indhenter vi forældrenes skriftlige samtykke for hvert foto.

Mobiltelefon- og skærmpolitik

Hvert hus har klare retningslinjer for brug af mobiltelefoner, iPads og computere i løbet af skoledagen. De fleste huse kræver, at eleverne afleverer deres egne enheder ved ankomst og får dem tilbage ved skoledagens afslutning. De ældste elever har tilladelse til at beholde deres telefoner efter frokost.

Eleverne kan altid hente deres telefoner, hvis de skal bruge dem i undervisningen. Hvis der er vigtige opkald, kan eleverne altid låne en telefon, ligesom forældre og pårørende altid kan kontakte skolen.

Skolen opretholder denne praksis for at sikre ro og fokus for hver enkelt elev. Mobiltelefoner kan meget nemt stjæle opmærksomheden og give unødige forstyrrelser, når eleven skal følge med på de sociale medier, diverse nyhedstjenester mv.

Dispensation for disse regler kan gives til enkelte elever under særlige omstændigheder og betingelser.